AVG

AVG - Verklaring inzake de bescherming van persoonsgegevens

In overeenstemming met de regelgeving inzake gegevensbescherming (met name de Europese verordening van 27 april 2016 betreffende gegevensbescherming, hierna “AVG” genoemd) en de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming, wenst SMA Neutra haar praktijken op het gebied van gegevensbescherming te verduidelijken.

De gegevens die wij verzamelen, zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst die u met SMA Neutra hebt gesloten.

Verantwoordelijke voor de verwerking & Functionaris voor gegevensbescherming​

De mutualistische verzekeringsmaatschappij “Neutra” (hierna SMA Neutra genoemd), gevestigd te Rue de Joie 5 te 4000 Luik, ondernemingsnummer 0472.020.311, treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking, aangezien Neutra de middelen en doeleinden van de verwerking bepaalt.

SMA Neutra is een verzekeringsmaatschappij die door het Toezicht op de Mutualiteiten en de Nationale Unies van Mutualiteiten is erkend bij besluiten van 23 november 2011 en 24 juni 2013 om ziektekostenverzekeringen aan te bieden in de zin van tak 2 van bijlage 1 van het koninklijk besluit van 22 februari 1991 houdende algemeen reglement inzake het toezicht op de verzekeringsondernemingen, en om aanvullend risico's te dekken die behoren tot de bijstand zoals bedoeld in tak 18 van bijlage 1 van het bovengenoemde koninklijk besluit, onder het codenummer OCM 250/02.

In overeenstemming met de AVG heeft SMA Neutra een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, die tot taak heeft alle betrokkenen te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens en toe te zien op de naleving van de toepasselijke regelgeving ter zake.

U kunt contact opnemen met onze DPO voor alle vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten.

Contactgegevens:

• E-mail: protection_donnees@neutrassur.be ;
• Postadres: Rue de Joie 5, 4000 Luik.

Welke gegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van de diensten waarvan u gebruikmaakt, verzamelt en verwerkt SMA Neutra de volgende gegevens:

• identificatiegegevens (nationaal registratienummer, naam en voornaam/voornamen, geboortedatum, nationaliteit);
• contactgegevens (e-mailadres, woonplaats ;
• financiële gegevens (bankrekening);
• geslacht;
• overlijdensdatum;
• sociale gegevens afkomstig van de Kruispuntbank;
• gevoelige gegevens met betrekking tot de gezondheid (fysieke gezondheid, psychische gezondheid, gegevens met betrekking tot zorg).

Waarom worden uw gegevens verwerkt?

SMA Neutra verwerkt uw gegevens om u als verzekerde en/of verzekeringnemer in onze databases te registreren en de klantrelatie te beheren (contact met u opnemen; u informatie verstrekken; een klantendossier aanmaken) en om de ziekenhuis- en/of tandheelkundige verzekeringsovereenkomst uit te voeren en u de gevraagde diensten te leveren.

Uw gegevens worden bovendien verwerkt voor de volgende doeleinden:

• beheer van uw contacten met onze diensten, ongeacht het gebruikte kanaal;
• verbetering van de kwaliteit van onze diensten, met inbegrip van fraudebestrijding;
• naleving van onze wettelijke verplichtingen als verzekeraar, met name ten aanzien van het Controleorgaan voor de Ziektekostenverzekeringen.

In bepaalde gevallen voor direct marketingdoeleinden, met name om u via nieuwsbrieven te informeren, maar alleen wanneer u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.

Wat zijn de wettelijke grondslagen voor de verwerking van uw gegevens?

In het kader van het beheer van uw verzekeringscontracten en gegevens met betrekking tot uw gezondheid worden de gegevens door SMA Neutra verwerkt op basis van artikel 9.2 a) van de Europese verordening, d.w.z. op basis van uw toestemming.

We baseren ons ook op de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst voor uw persoonsgegevens, om deze uit te voeren of wanneer uw gegevens worden gebruikt in overeenstemming met onze legitieme belangen en uw rechten en vrijheden.

We zijn ook verplicht om bepaalde gegevens aan de bevoegde autoriteiten mee te delen.

Wij baseren ons met name op de volgende specifieke wetgeving:

• wet van 6 augustus 1990 betreffende de ziekenfondsen en de nationale unies van ziekenfondsen;
• wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen;
• wet van 13 maart 2016 betreffende het statuut en de controle van verzekerings- en herverzekeringsondernemingen.

Wat zijn onze informatiebronnen?

De gegevens over u zijn voornamelijk afkomstig van:

• uzelf, uw wettelijke vertegenwoordiger of een door u gemachtigde persoon;
• zorgverleners (ziekenhuizen, artsen, enz.) die u hebt geraadpleegd, met name via het systeem van derdebetalers;
• de Kruispuntbank van de sociale zekerheid en elke andere overheidsinstantie die actief is op het gebied van sociale zekerheid;
• uw mutualiteit of de Nationale Unie van Neutrale Mutualiteiten, waarmee u ermee hebt ingestemd dat wij rechtstreeks contact opnemen om uw terugbetalingen te optimaliseren op basis van de gegevens die zij hebben ontvangen in het kader van de verplichte en aanvullende verzekering.

Door wie worden uw gegevens verwerkt?

Uw gegevens worden verwerkt door bevoegd personeel dat contractueel gebonden is aan een geheimhoudingsplicht en beroepsgeheim. Daarnaast worden er IT-beveiligingsmaatregelen genomen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw gegevens te waarborgen.

Aan wie kunnen uw gegevens worden doorgegeven?

Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan:

• aan uw wettelijke vertegenwoordigers (met inbegrip van de voorlopige bewindvoerder) of aan uw vertegenwoordiger (professioneel adviseur, advocaat, bemiddelaar, enz.) die over een mandaat beschikt;
• aan uw mutualiteit;
• aan onze medisch adviseur;
• aan ziekenhuizen waarmee SMA Neutra een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten, om de betaling van het voorschot te vermijden en de toepassing van het systeem van derdebetaler te verzekeren;
• aan het Controleorgaan voor de Ziektekostenverzekeringen en andere bevoegde wettelijke instanties, in het kader van hun wettelijke controleopdrachten;
• aan onze bedrijfsrevisor, onze externe en interne auditors, de Ombudsman voor verzekeringen, die allen gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht;
• aan onze advocaten en aan Justitie in geval van geschillen of (buiten)gerechtelijke procedures;
• aan onze gerechtsdeurwaarder in geval van invordering en aan uw schuldeisers in het kader van de executieprocedure;
• aan een naar behoren gemachtigde derde (wet, contract, machtiging, toestemming);
• aan derden die namens ons prestaties leveren en ons IT-, financiële, postale diensten, enz. leveren, ... 

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook doorgeven om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of in het kader van gerechtelijke procedures. Uw persoonsgegevens worden echter niet verkocht of verhuurd aan derden. 

Wie zijn onze onderaannemers?

SMA Neutra doet voornamelijk een beroep op de volgende onderaannemers:

• mutual-IT, Squareflow & Sagacify voor het beheer en onderhoud van de IT-systemen;
• de medisch adviseur;
• uw mutualiteit;
• ons advocatenkantoor en onze gerechtsdeurwaarder;
• speos voor het beheer van een deel van onze correspondentie;
• xeniT voor de digitalisering van documenten;
• BDO voor de interne auditfunctie.

Worden uw gegevens doorgegeven aan landen buiten de EER?

Uw gegevens kunnen naar het buitenland worden doorgegeven indien dit:

• noodzakelijk is voor de uitvoering van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst, genomen op uw verzoek;
• noodzakelijk is voor de bescherming van uw vitale belangen;
• noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst die is gesloten of zal worden gesloten met een derde partij, in uw belang.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Aangezien de noodzaak om gegevens te bewaren afhankelijk is van het type gegevens en het doel van de verwerking, kunnen de bewaartermijnen variëren.

Om u een algemeen overzicht te geven: uw identificatiegegevens worden bewaard vanaf uw eerste contact met SMA Neutra met het oog op het sluiten van een overeenkomst tot 5 jaar na het einde van uw verzekeringsovereenkomst, ongeacht de reden voor de beëindiging van de contractuele relatie

Gegevens met betrekking tot de gezondheid worden altijd 30 jaar na uw laatste contact met SMA Neutra bewaard.

Wat zijn uw rechten?

Overeenkomstig de wetgeving hebt u het recht om bevestiging te krijgen dat uw gegevens door SMA Neutra worden verwerkt en hebt u het recht om deze in te zien.

Hiervoor kunt u een schriftelijk, gedateerd en ondertekend verzoek indienen bij onze DPO, met daarbij een kopie van de voor- en achterkant van uw identiteitskaart.

Voor zover uw rechten niet in strijd zijn met de contractuele en wettelijke verplichtingen waaraan SMA Neutra onderworpen is, hebt u ook het recht om met betrekking tot uw gegevens:

• te verzoeken om rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• te verzoeken om verwijdering van alle gegevens;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van een gegeven;
• het recht op digitale vergetelheid (recht op verwijdering) uit te oefenen;
• de verwerking van uw gegevens te beperken;
• niet te worden onderworpen aan een geautomatiseerde beslissing, met inbegrip van profilering.

In geval van onenigheid kunt u altijd contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), gevestigd te Pressestraat 35, 1000 Brussel, of via de website http://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

Wordt u onderworpen aan geautomatiseerde beslissingen, waaronder profilering ?

Nee.